Alfresco Document

คุณเก็บรักษาข้อมูลสำคัญขององค์กรไว้ที่ไหน มีการบริหารจัดการอย่างดีที่ส่วนกลาง หรือกระจายอยู่ตามคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหลาย ๆ เครื่อง ในกล่องข้อความอีเมล ใน USB ใน portable disc drives และในระบบ Network Alfresco ให้บริการระบบบริหารจัดการเอกสารพื้นฐานที่จำเป็นต่อการจัดระเบียบเพื่อจัดเก็บและบริหารจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และดำเนินกระบวนการทางธุรกิจด้านเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ Alfresco คือระบบบริหารจัดการเอกสารแบบ Open Source ที่พร้อมจัดการกับทุกข้อมูลสำคัญทางธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ หรือการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน ไปจนถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมาย

ในการจัดการ Content ต่างๆ ที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น จำเป็นที่จะต้องมีการใช้งาน Software ทางด้าน Enterprise Content Management (เรียกย่อๆ ว่า ECM) ซึ่งใน Software ในกลุ่มนี้สามารถแบ่งการจัดการได้เป็น 6 กลุ่ม หลักๆ คือ

1. Document Management – เป็นการใช้ Alfresco ในรูปแบบของการจัดการ Content ในระดับองค์กรขนาดใหญ่ โดยจะครอบคลุมทั้งกระบวนการ Create, Convert, Manage, Share เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนั้นยังครอบคลุมในลักษณะที่มีการเก็บเอกสารเป็น version, และการค้นหาเอกสารหลายหลายรูปแบบอีกด้วย

2. Records Management– เป็นการใช้ Alfresco ในรูปแบบของการจัดการเอกสารควบคุม (เอกสาร ISO) ซึ่ง Alfrescoรองรับมาตรฐานการจัดการเอกสาร 5015.2 ของสหรัฐอเมริกา การนำไปใช้งานนั้น Alfresco จะมี FilePlanสามารถกำหนดได้ว่าช่วงไหน ให้ระบบจัดการเอกสารอย่างไร เช่น กำหนดเวลาเมื่อไหร่ที่จะต้องมีการ cut-off,กำหนดอายุของเอกสาร, ตั้งเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร เป็นต้น

3. Web Content Management – เป็นการนำ Alfresco มาใช้ในกระบวนการ สร้าง, จัดการ และ publish เว็บไซต์ โดยสามารถจัดการ website ในลักษณะ Multiple Site และยังสามารถแยกการทำงานระหว่าง user ที่ทำ Contentและ โปรแกรมเมอร์ หรือ Web Designer ออกมาจากกันได้อย่างอิสระ

4. Collaboration – เป็นการใช้ Alfresco ในลักษณะงานที่เป็นงาน Project, งาน Research ต่างๆ มี Feature ต่างๆ ที่ช่วยให้การทำงานในลักษณะ Collaboration เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ฟังก์ชั่น Discussion, Calendar, WIKI, Blog, Document Library เป็นต้น

5. Business Process Management – ฟังก์ชั่นหนึ่งที่สำคัญของ Alfresco คือ กระบวนการทำ BPM โดยเฉพาะในเรื่องของ Human Workflow ในส่วนของ Alfresco นั้น จะเน้นการใช้งาน Workflow โดยการแนบ Content ไปกับWorkflow และทำกับ Review-Approve เอกสารจนจบ Workflow

6. Input Management – ปัจจุบันมีความพยายามในการลดการจัดเก็บเอกสารที่เป็น Hard Copy ซึ่งกระบวนการนั้น จะใช้การนำเอา Software มาทำการ Scan เอกสาร และนำเข้ามาเก็บใน Alfresco โดยความสามารถของSoftware ในการนำเข้าเอกสารจะประกอบไปด้วยฟังก์ชั่นในการ คัดแยกเอกสารอัตโนมัติ (Auto Classify), การOCR, การทำ Image Enhancement เป็นต้น ซึ่งกระบวนการเหล่านี้จะช่วยให้สามารถนำเข้าเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

โดย Software ที่ถือได้ว่าเป็นกลุ่มของผู้นำในตลาด มีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ได้แก่ Oracle Web Center Content (UCM), IBM FileNet, Documentum, OpenText, Microsoft SharePoint เป็นต้น ซึ่งจากประสบการณ์ของผู้ที่เคย Implement ระบบECM มา ได้พบปัญหาหลายหลายประการด้วยกัน คือ

1. ค่า License ในการใช้งานที่แพงมาก

2. ระบบมีความซับซ้อนมาก ยากต่อการ Implement

3. ค่า Implement แพงขึ้นมา ตามค่า License และ ความซับซ้อน

จากอุปสรรคในการใช้งาน ECM ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น ในปี 2005 จึงได้ก่อกำเนิด ECM Solution ใหม่ขึ้นมา ชื่อ Alfresco โดยเน้นในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว. Alfresco นั้น เป็น Software Open Source ที่ก่อกำเนิดขึ้นมาจากกลุ่มคนที่มาจากบริษัทต่างๆ ที่ทำSoftware ทางด้าน ECM นำโดย John New Newton ซึ่งเป็น co-founder Documentum และ John Powell ซึ่งเป็น COO ของBusiness Object ร่วมกับ ที่ปรึกษาทางด้าน ECM อีกมากมาย เช่น Documentum, FileNet, OpenText มารวมตัวกัน โดยได้รับการสนับสนุนเงินทุนจาก Accel Partners และ Mayfield Fund โดย Alfresco เน้นไปที่ความง่ายต่อการ Implement, ง่ายต่อการใช้งาน,ราคาไม่แพง และยังคง feature ต่างๆ ไว้อย่างครบถ้วน

ALFRESCO LICENSES

Alfresco จะแบ่งออกเป็น 2 version ด้วยกัน คือ

1. Alfresco Enterprise สำหรับ Version นี้ จะต้องเสียเงินในการซื้อ License นะครับ โดยคิดเป็น CPU base (ใช้งานกี่User ก็ได้ แต่จะสามารถใช้ CPU ได้ตามที่ซื้อไว้ ประมาณว่าถ้า User เยอะ ก็จะเป็นการบังคับให้ซื้อLicense เพิ่มนั่นเองครับ) แต่ก็ยังไม่แพงเมื่อเทียบกับ Software ตัวอื่นๆ ซึ่งข้อดีของการ ใช้ Version นี้ก็คือ

a. สามารถใช้งานร่วมกับ Commercial Database ได้ เช่น Oracle, SQL Server, DB2 เป็นต้น

b. สามารถใช้งานร่วมกับ Commercial Web Server ได้ เช่น Oracle WebLogic, IBM websphereเป็นต้น

c. จะได้รับการ Support จากทีม Alfresco.com

2. Alfresco Community สำหรับ Version นี้ ฟรีจริงๆ ครับ ไม่ต้องเสียเงินในการซื้อ License เลย เพียงแต่มีข้อจำกัด ในการใช้งาน ดังนี้ครับ

a. ใช้งานร่วมกับ Open Source Database ได้ เช่น MySQL, PostgreSQL เป็นต้น

b. ใช้งานร่วมกับ Open Source Web Server ได้ เช่น Tomcat เป็นต้น

c. จะได้รับการ Support จาก Alfresco Community

สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก http://www.alfresco.com/products/networks/compare/ เพื่อเปรียบเทียบดูความแตกต่าง